Wer muss neue Pflichtangaben in E-Mails aufnehmen?
Die neue Regelung betrifft alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften unabhängig von der Größe. Ebenfalls erfasst werden Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften. Bis jetzt noch nicht angesprochen sind Privatpersonen und Freiberufler, die auch zukünftig kurze E-Mails schreiben dürfen.
Welche E-Mails sind betroffen?
Die Neuregelung betrifft alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder Unternehmens. Die neuen Pflichtangaben gelten also nicht nur für E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Die gesetzliche Ausnahme für E-Mails in einer laufenden Geschäftsverbindung mit Mitteilungen für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, dürfte praktisch fast nie vorliegen. Betroffen sind im Zweifel also alle an externe Empfänger versendeten E-Mails.
Welche neuen Pflichtangaben müssen die E-Mails...
... beinhalten?
Die neuen Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens. Immer angegeben werden müssen in einer gewerblichen E-Mail * die Firma mit Rechtsform, * der Ort der Handelsniederlassung, * das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. * Es empfiehlt sich die Angabe der USt-ID, sofern vorhanden.
Für bestimmte Gesellschaften sind weitere Angaben erforderlich. * Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen.
Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Auch eine Verlagerung der Gesellschaft ins Ausland und die Einrichtung nur einer Zweigniederlassung in Deutschland ändern daran nichts. Die Neuregelung verlangt bei Zweigniederlassungen die Angabe des Registers, in dem sie geführt werden mit der Registernummer. Daneben gelten für die Zweigniederlassung die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.
